Jak poprawnie oznaczać dokumenty w archiwum?
Archiwizacja dokumentów wymaga precyzyjnego oznaczania, by zapewnić ich szybkie wyszukiwanie i bezpieczeństwo. Spójny system kodowania eliminuje ryzyko zagubienia akt i ułatwia zarządzanie zbiorem. Odpowiednie etykietowanie pozwala na bieżącą kontrolę terminów oraz ułatwia audyt dokumentacji. W poniższym artykule opisano praktyczne metody oznaczania dokumentów w archiwum.
Znaczenie oznaczania dokumentów w archiwum
Oznaczanie dokumentów to podstawa sprawnej organizacji archiwum. Poprawne etykiety skracają czas wyszukiwania potrzebnych akt. Ułatwiają one identyfikację zawartości bez otwierania teczek. Dzięki temu praca zespołu staje się bardziej efektywna i precyzyjna.
Spójny system oznaczeń zmniejsza ryzyko pomyłek przy wypożyczaniu dokumentów. Zgodność kodów z procedurami wewnętrznymi podnosi poziom bezpieczeństwa danych. Etykiety stanowią integralną część obiegu dokumentów w biurze. Ich spójność eliminuje nieporozumienia i przyspiesza procesy administracyjne.
W archiwum oznaczenia są też podstawą digitalizacji dokumentów. Każdy zeskanowany plik otrzymuje identyfikator zgodny z etykietą fizyczną. To ułatwia synchronizację zasobów fizycznych i elektronicznych. W efekcie obie formy archiwum współgrają i wspierają się wzajemnie.
Tworzenie spójnego systemu oznaczeń?
Spójny system oznaczeń rozpoczyna się od ustalenia kategorii dokumentów. Kategorie można definiować według rodzaju, projektu lub daty. Każda kategoria otrzymuje skrót literowy lub numeryczny. Taki kod trafia na etykietę i nazwę pliku elektronicznego.
Kolejnym krokiem jest ustalenie formatu kodu etykiety. Najczęściej stosuje się prefiks kategorii i datę dokumentu w formacie RRRRMMDD. Wydzielanie wersji dokumentu lub kolejnego wydania warto oznaczyć kolejnym indeksem. Standard ten zapewnia czytelność i porządek oznaczeń.
Dokumentacja zasad kodowania powinna być dostępna dla całego zespołu. Instrukcja opisuje strukturę kodu i zasady etykietowania. Umożliwia to szybkie szkolenie nowych pracowników. Dzięki temu każdy użytkownik stosuje jednolite nazwy i kody.
Nadawanie unikalnych identyfikatorów
Unikalny identyfikator to ciąg znaków przypisany do każdego dokumentu. Pozwala jednoznacznie odróżnić go od pozostałych akt w archiwum. Identyfikator może składać się z litery kategorii i kolejnego numeru. Ważne, by numery nadawane były kolejno, bez pominięć.
Przy nadawaniu identyfikatorów warto korzystać z arkusza kalkulacyjnego lub systemu DMS. Rejestr bieżących kodów zapobiega duplikacji i utracie porządku. W przypadku papierowych dokumentów rejestr można prowadzić w formie elektronicznej. Spis identyfikatorów ułatwia późniejsze raportowanie i wyszukiwanie.
Unikalne identyfikatory powinny znaleźć się na każdej stronie dokumentu. W razie rozdzielenia kart akt zachowują spójność z oryginalnym plikiem. Drukowanie nagłówków z identyfikatorem przyspiesza proces powrotu dokumentu do archiwum. To kolejny sposób na minimalizowanie zagubień akt.
Etykietowanie fizyczne kontra cyfrowe
Etykiety fizyczne to naklejki naklejane na segregatory i pudełka. Muszą być odporne na wilgoć i uszkodzenia mechaniczne. Warto stosować etykiety z powłoką laminowaną dla trwałości. Czytelny druk i odpowiednia wielkość czcionki ułatwiają identyfikację.
Etykietowanie cyfrowe polega na nazwaniu plików zgodnie z przyjętym kodem. Formaty PDF czy TIFF powinny mieć identyfikator w nazwie. Foldery w systemie DMS grupują pliki według kategorii i roku. Dzięki temu użytkownik od razu widzi strukturę archiwum.
Obie formy etykietowania muszą być ze sobą zsynchronizowane. Kod na naklejce fizycznej powinien odpowiadać nazwie pliku w DMS. To umożliwia szybkie odszukanie aktu zarówno w archiwum stacjonarnym, jak i elektronicznym. Taka spójność minimalizuje ryzyko błędów.
Utrzymanie i aktualizacja etykiet
Etykiety wymagają okresowej weryfikacji i aktualizacji. Dokumenty przedawnione należy oznaczyć kolorem lub wzorem informującym o terminie likwidacji. Warto ustawić harmonogram przeglądu co rok lub zgodnie z polityką firmy. Dzięki temu archiwum pozostaje aktualne.
Aktualizacja polega na naniesieniu korekt w rejestrze identyfikatorów. W przypadku zmiany kategorii dokument wymaga zmiany etykiety. Należy wtedy dostosować także nazwę pliku w archiwum elektronicznym. Dokumentując zmiany unika się rozbieżności między zasobami.
W razie potrzeby dodania nowych kategorii warto przeprowadzić szkolenie personelu. Pracownicy powinni poznać nowe kody i zasady etykietowania. Aktualizacje dokumentowane w instrukcjach pomagają w utrzymaniu jednolitego systemu. To klucz do długotrwałej spójności archiwum.
Automatyzacja kodowania dokumentów
Automatyzacja usprawnia proces oznaczania w obu formach archiwum. Systemy DMS mogą generować nazwy plików na podstawie szablonów. Po zeskanowaniu dokumentu oprogramowanie nadaje identyfikator zgodny z zasadami firmowymi. To minimalizuje ingerencję człowieka.
W przypadku dokumentów papierowych etykiety generowane są przez drukarki biurowe z oprogramowania do archiwizacji. Użytkownik wybiera kategorię i data generuje gotową naklejkę. Drukarka etykiet eliminuje ryzyko błędów przy wpisywaniu kodu ręcznie. To znacząco przyspiesza pracę zespołu.
Schemat automatycznego nadawania numerów ułatwia kontrolę kolejnych identyfikatorów. System może blokować duplikaty i powiadamiać o przekroczeniu limitu. Dodatkowo automatyczna integracja z modułem CRM pozwala na natychmiastowe przypisanie dokumentów do klientów. To przykładowe zastosowanie automatyzacji.
Podsumowanie
Poprawne oznaczanie dokumentów w archiwum to fundament sprawnej organizacji. Spójny system kodowania minimalizuje ryzyko zagubienia akt i przyspiesza wyszukiwanie. Etykietowanie fizyczne i cyfrowe musi być ze sobą zsynchronizowane. Regularna aktualizacja i automatyzacja procesów gwarantują długotrwałą efektywność zarządzania dokumentacją.
Autor: Jakub Mróz
Zobacz też:
Automatyzacja produkcji – jak poprawić efektywność i jakość procesów w firmie?