Korzyści i wyzwania integracji systemu ERP z KSeF — co musisz wiedzieć?

Optymalizacja pracy, automatyzacja i szukanie źródeł oszczędności są istotne dla wszystkich nowoczesnych firm, które chcą się rozwijać i zachować konkurencyjną pozycję na rynku. Na szczęście nie brakuje narzędzi informatycznych, które będą tutaj dużym wsparciem.

Na liście podstawowych narzędzi, z jakich korzysta się w wielu firmach, są te związane z zarządzaniem. Pod tym względem niezawodne są systemy ERP. Można je zintegrować z różnymi programami, w tym z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Z czym wiążą się oba narzędzia i dlaczego dobrze je ze sobą połączyć?

ERP, KSeF – co to za programy?

ERP jest narzędziem służącym do zarządzania całym przedsiębiorstwem. Podstawą jego działania jest wspólna dla całej firmy baza danych. Poszczególne działy nie mają odrębnych baz, a wszystkie dane trafiają w jedno miejsce. Z tego wynika szereg zalet jak możliwość tworzenia zaawansowanych zestawień, automatyzacja pracy, szybsza komunikacja i porządek w dokumentach. Systemy ERP cieszą się rosnącą popularnością, a dzięki temu, że można je dopasować do specyfiki działalności firmy i integrować z innymi narzędziami, sprawdzają się w każdej branży.

Z kolei KSeF jest rządową platformą służącą do generowania, przetwarzania, wysyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Docelowo rozwiązanie to będzie obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorców, na razie jednak jest dobrowolne. Wśród zalet KSeF możemy wymienić pełne bezpieczeństwo danych, szybki przepływ faktur i brak konieczności archiwizacji, bo za to odpowiadają administratorzy KSeF. Część programów księgowych nie będzie współpracować z KSeF, ale systemy ERP są do tego przystosowane i nie tylko można oba narzędzie zintegrować, ale jest to bardzo opłacalne.

Zalety integracji KSeF i ERP

Podstawową korzyścią jest duża automatyzacja pracy. Przez to, że programy będą ze sobą połączone, dane będą pobierane samoczynnie, nie trzeba będzie poświęcać czasu na to, by robić to ręcznie. To redukuje też ewentualność pomyłki. Integracja zwiększa wydajność procesów biznesowych. Wszystkie czynności związane przetwarzaniem faktur będą sprawniejsze, więc poprawia się łańcuch dostaw i komunikacja z kontrahentami. Innym atutem jest możliwość analizowania historii transakcji, a tym samym obserwowanie trendów sprzedażowych, tworzenie różnych raportów i zestawień. Więcej informacji jest na stronie: https://www.enova.pl/krajowy-system-e-faktur/.

Jakie wiążą się z tym wyzwania?

Korzyści związanych z integracją jest sporo, ale jest też kilka wyzwań, z jakimi będziemy musieli się zmierzyć. Przede wszystkim trzeba zdawać sobie sprawę z kosztów wdrożenia i tego, że integracja może być procesem skomplikowanym. Konieczne jest również dostosowanie wewnętrznych procesów firmy, a zmiany czasem spotykają się z oporem personelu. Przy tej okazji warto wspomnieć, że konieczne będzie przeszkolenie pracowników, co również wymaga czasu.

Patrząc na wszystkie te aspekty, łatwo zauważyć, że integrację przeprowadzić warto, ale nie warto tego robić na ostatnią chwilę. Lepiej działania w tym kierunku rozpocząć jeszcze zanim trzeba będzie obowiązkowo korzystać z KSeF. To da czas na naukę i testowanie.

—

Artykuł sponsorowany